Закупили компьютеры. Как провести приемку?

Приемка нового компьютерного оборудования требует от госзаказчика тщательной проверки и соблюдения ряда процедур.

Шаг 1. Получите тестовый образец оборудования до закупки

Включите в контракт требование о предварительном представлении поставщиком тестового образца, что позволит проверить оборудование на соответствие техническим характеристикам, упаковку и работоспособность до основной закупки, предотвращая возможные проблемы с приёмкой товара и соблюдением условий контракта.

Шаг 2. Подготовка и сверка документации

Перед приёмкой обязательно убедитесь, что предлагаемое к поставке оборудование и сопутствующая документация соответствуют условиям контракта и требованиям технического задания, а именно:

• Проверьте характеристики. Соответствуют ли характеристики оборудования, в т.ч. заявленные производителем в паспорте, указанным в техническом задании и контракте на поставку.
• Сравните характеристики с соответствующей записью в Едином реестре российской радиоэлектронной продукции Государственной информационной системой промышленности (ГИСП). Убедитесь, что реестровый номер оборудования, указанный в контракте, является актуальным и действительно включен в реестр.
• Проверьте комплектность. Комплектность должна соответствовать спецификации контракта. Обратите внимание на наличие паспорта изделия и сопроводительных документов.

Шаг 3. Тестирование оборудования

Прежде чем подписать акт приема-передачи оборудования, проведите тестирование:

• Осмотр. Осмотрите оборудование на предмет целостности упаковки, повреждений корпуса и наличия всей необходимой комплектации.
• Роботоспособность. Включите устройство и проверьте работоспособность его основных компонентов. Протестируйте работу разъемов (HDMI, USB, сетевые разъемы и др.). Удостоверьтесь, что на устройство установлены операционная система и программное обеспечение, указанные в спецификациях производителя (при их наличии).

Шаг 4. Дополнительные требования к проверке программного обеспечения

Важно убедиться, что программное обеспечение предустановленное на устройство было легальным, а установка произведена по правилам:

• Российское программное обеспечение должно быть зарегистрировано в Реестре российского программного обеспечения Минцифры России. Проверьте ПО на наличие в реестре и соответствие указанного в государственном контракте реестрового номера (при его наличии).
• Наличие доступа к лицензиям. Убедитесь в наличие лицензии с помощью «ключей». Они могут быть либо в личном кабинете, который создаст для вас производитель ПО, либо они приложены к оборудованию в виде наклеек.

Шаг 5. Повторная проверка и ответственность сторон

Если при первой поставке товара были обнаружены несоответствия техническим характеристикам или другим условиям договора, то воспользуйтесь повторной доставкой товара. Дайте возможность поставщику исправить ситуацию и поставить исправное оборудование. Если же при второй приемке снова выявятся несоответствия поставляемого оборудования требованиям технического задания, то заказчику имеет смысл расторгнуть контракт в одностороннем порядке, при условии указания такого права в контракте.

Шаг 6. Сертификация и гарантия качества

Документы, подтверждающие качество изделий, включая сертификаты соответствия и гарантии производителя, соответствие сроков гарантийного обслуживания положениям, прописанным в технической документации и контракте являются обязательными условиями исполнения поставки.

***
Правильная организация процедуры приемки позволит минимизировать риски появления неисправностей и обеспечит надежное функционирование компьютерной техники в образовательном учреждении. Итак:

1. Уверенность в качестве оборудования дает тестовая приемка. Вы сможете принять сначала тестовую партию, а затем, уже в основные сроки поставки, оставшуюся партию. Такие условия следует прописывать в договоре.
2. Уточните возможные варианты дополнительной ответственности поставщика за нарушение технических требований.
3. Убедитесь, что вы получили все необходимые документы для организации взаимодействия с сервисными центрами для своевременного устранения возможных проблем с оборудованием в процессе эксплуатации.

Евгений Корчагин, руководитель направления «Образование» ведущего производителя компьютерной техники для оснащения образовательных организаций ICL Техно: «Процесс приемки нового оборудования требует тщательной подготовки, но благодаря современным технологиям и обученному персоналу, процесс проходит динамично и эффективно. Сегодня большинство производителей предлагают комплексные решения, включающие не только поставку оборудования, но и консультации по настройке, обучению использования оборудования и техническую поддержку, что значительно упрощает внедрение компьютерной техники и позволяет быстро встраивать оборудование в образовательный процесс».